Excel & Power Point

Excel & Power Point

Da li su prezentacije u Power Point-u vaša svakodnevica? Da li trošite silno vreme u sredjivanju prezentacije kopirajući podatke iz Excela-a? Ako ja vaš odgovor na prethodna dva pitanja – DA, onda znate koliko može biti frustrirajuće iznova i iznova kopiranje podataka svaki put kada se u originalnom Excel-u podaci promene ili osveže!

Još jedna tehnika koja spada u domen napredni Excel. Excel Guru оvu temu obrađuje na kursu Excel Business II. Ovaj post posvećujem svim analitičarima jer znam kolika je muka kada posle sredjivanja Excel-a sve to treba da ponoviš u Power Point-u. Ovo je moja priča a verujem da će se mnogi pronaći u njoj! Svakako možete preći odmah na deo koji obrađuje samu tehniku klikom  ovde.

Ako ste analitičar, bez obzira kojem odeljenju pripadate, prezentacije u Power Point-u su svakako sastavni deo vašeg posla i svakako deo koji sam ja najviše mrzeo! Sredjivanje prezntacija, lickanje i šminkanje koje je umelo da potraje satima a kod nekih kolega u drugim odeljenjima i danima, je za mene bio besmislen posao samo da bi to neko pokazao na nekom aligment meeting-u (čitaj nedeljnom/mesečnom sastanku glavešina). 

Utrošak vremena naspram korisnosti samog posla je bio u  ogromnoj disproporciji. Trebalo mi je nešto da ubrzam ovu radnju jer broj prezentacija je rastao. Pored repetativnih nedeljnih i mesečnih javljale su se i one koje su pratile odgovarajuću akciju promocije, lansiranja novog proizvoda, promenu cena itd. Klasični načini embedovanja Excel-nisu bili od koristi jer su povećavali veličinu same prezentacije koja je ionako zbog slika, broja slajdova i svega ostalog umela često da bude i preko 10MB. 

Bilo je to već sada davnih dana na početku moje karijere – pitao sam se postoji li neki bolji način povezivanja Excel-a sa Power Point-om? Oba alata su pripadala istom paketu pa me je interesovalo kakve sve interakcije postoje izmedju njih. I gle čuda, Power Point je posedovao funkcionalnost za koju nisam znao! Kako se ispostavilo niko je nije znao jer godinama kasnije kada bih nekome pokazao ovu funkcionalnost, a pogotovu kolegama iz marketinga, svi bi bili oduševljeni i sa manje ili više uspeha su je koristili.

Sama tehnika je veoma jednostavna ali korist od ove funkcionalnosti je ogromna.  Cela tehnika se ogleda u tome da ono što napravite u Excel-u linkujete sa Power Point-om, nakon toga svaka promena u Excel fajlu će se automatski prenositi u PP bez da morate ponovo da prenosite i kopirate podatke. Pređimo na tehniku, trudiću se da budem koncizan i krtak u opisu sa minimalo slika, potrebno je samo pažljivo da ispratite korake.

  • otvorite Excel i snimite ga (obavezno ga prvo snimite jer u protivnom linkovanje sa PP neće raditi kako treba)
  • napravite neku tabelu i neki grafikon
  • otvorite PP i takođe ga snimite 
  • sada selektujte tabelu i kopirajte je
  • predjite u PP
  • Tab Home prva ikonica paste – otvoriti je na strelicu
  • iz menija odaberite Paste Special…
  • otvoriće vam se prozor u kojem je potrebno izabrati opciju Paste link a potom u listi/prozoru As: izaberite Microsoft Excel Worksheet Object – kliknite potom OK
  • tabela iz Excel-a će se preneti u PP; primetićete da je ona preneta kao objekat, tačnije ona je sada Shape
  •  sada se vratite u Excel i npravite neku promenu u tabeli; vratite se u PP – vau!! Kakva čarolija! Promena je odmah detektovana i prikazana i u PP!

Grafikon se ne može preneti na isti način klikom na njega i kopiranjem, zapravo ovo je važno da zapamtite – linkuje se samo selektovana oblast – samo se može linkovati sadržaj ćelija!

Kako onda preneti grafikon (a ujedno ovo važi za bilo koji drugi objekat u Excel-u)? Pa poslužićemo se trikom. Pažljivo podesite dimenzije grafikona tako da grafikon stane u neku oblast npr. C20:I29 (širina 7 kolona i visina 10 rediva), sada selktujte taj opseg (eng. range) koji se nalazi ispod grafikona i uradite kopiranje CTRL+C.

Ponovite već opisani postupak za tabelu da prenesete  grafikon u PP. Zapravo preneće se sadržaj opsega u kojem se nalazi grafikon. Naravno, svaka promena na grafikonu će se reflektovati i u PP.

Ako sada zatvorite i Excel i PP i potom ponovo otvorite PP pojaviće se prvo prozor koji vas obaveštava da prezentacija ima linkove.
Klikom na Update Links prezentacija će osvežiti sve podatke, klikom na Cancel prezentacija će se otvoriti bez osvežavanja.

Možete i pojedinačno raditi osvežavanje svakog linka tj. svakog objekta-tabele-grafikona koji je zaprovo link sa Excel-om.
Akcija je uobičajena, desni klik na preneti objekat-tabela/grafikon, i u otvorenom meniju izaberite Update Link. 
Primetiće te da postoji i opcija Linked Worksheet Object.
Editi i Open će otvoriti Excel i biće te u mogućnosti da promeniti selekciju čime se zapravo menja sam link.


Opcija Convert vam nudi da Excel sheet zakačite kao atačment, zapravo embedujete Excel fajl u vaš PP što bi se inače radilo na Insert -> Object. 

File -> Info -> Edit Links to Files

Pregled, editovanje i ukidanje linkova može se raditi u prozoru do kojeg se dolazi sa File -> Info -> Edit Links to Files.
Related Documents
sekcija se nalazi u donjem desnom delu ekrana posle klika na Info. Ako je kojim slučajem ne vidite verovatno je potrebno da skrolujete na dole.


Svaki copy iz Excel-a prenet kao link-objekat će imati svoj link u ovom prozoru. To zapravo znači da ako ste preneli 10 tabela i grafikona, u ovom prozoru će se pojaviti 10 linkova, za svaki preneti objekat po jedan link.

Takođe, u ovom prozoru možete menjati, ukidati, otvarati ili osvežavati svaki link zasebno.

Važne napomene:

  • ako imate puno linkova osvežavanje istih može da potraje, ali ako prvo otvorite Excel a potom pokrenete osvežavanje onda će se ovaj proces odvijati značajno brže. 
  • ako je moguće držite i PP i Excel u istom folderu, ako premestite Excel linkovi neće raditi, moraćete da svaki promenite na Change Source ili malo brža opcija – neka vam Excel i PP budu otvoreni, snimite Excel na željenu lokaciju i PP će promeniti sve linkove za novu destinaciju.
  • PP neće znati ako promenite ime Excel fajla i linkovi neće raditi

ZAKLJUČAK

Ako imate repetativne PP prezentacije za koje vam je potrebno mnogo vremena da ih popunjavate svaki put, razmislite o upotrebi ove tehnike. U Excel-u bi se moglo sve pripremiti, čak veoma lepo grafički doterati i odraditi (excel je veoma fleksibilan i grafički možete doterati tabele i grafikone podjednako dobro kao i u PP). Potom sve to linkovati sa PP tako da sledeće osvežavanje bi iziskivalo samo osvežavanje Excel fajla. Dakle samo bi se prvi put uložilo vreme da se stvari naprave nakon toga automatsko osvežavanje bi se odvijalo za nekoliko sekundi. Ako bi vam pored toga i Excel bio automatizovan na neki način da i njegovo osvežavanje traje nekoliko sekundi ceo proces bi bio zaista ekstremno brz. Autor ovog posta je baš ovu tehniku koristio za sve svoje PP i osvežavanje čak i glomaznih PP trajalo je svega nekoliko sekundi sa sve osvežavanjem Excel-a koji je preko Power Query i Power Pivota bio povezan na bazu.

Share on linkedin
Share on facebook
Share on twitter
Share on google
Vladimir Petronić

Vladimir Petronić

Vladimir je već 10 godina u BI analitici. Bio je 5 godina glavni analitičar u kompaniji Philip Morris i svoje bogato iskustvo je sada pretočio u razne kurseve.

Vladimir Petronić

Vladimir Petronić

Vladimir je već 10 godina u BI analitici. Bio je 5 godina glavni analitičar u kompaniji Philip Morris i svoje bogato iskustvo je sada pretočio u razne kurseve.

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *